التعريف :
المسؤولة عن استقبال وإرسال الخطابات الخاصة بالكلية ، ومن ثم إرسالها للجهة المعنية الكترونياً
الارتباط التنظيمي :
يرتبط بمكتب العميد ووكيلة الكلية والأقسام والوحدات .
فريق العمل :
مشرفة وحدة الاتصالات الإدارية .
مهام مشرفة وحدة الاتصالات:
1/ مسؤولة عن استقبال جميع الخطابات الواردة والتعاميم من كافة الجهات الرسمية اكتروني عن طريق نظام سير المعاملات الخاص بالجامعة .
2/ الاطلاع على المعاملات وتحويلها للجهة الموجهة لها داخل الكلية (عميد-وكلاء-.رؤوساء أقسام ) لإكمال اللازم .
3/ إغلاق المعاملة إلكترونياً بعد توجيهها.
4/ استلام الخطابات الصادرة من الجهات الإدارية بالكلية بعد الاعتماد من قبل ( العميد – الوكيلة ) عليها .
5/ التأكد من اعتماد (العميد – الوكيلة ) على جميع الخطابات الصادرة ومن وجود جميع مرفقات الخطابات .
6/ سحب المعاملة كاملة (مسح ضوئي) قبل ارسالها.
7/ تصدير المعاملة إلكترونياً وورقي اذا تطلب الامر.
8/ توفير جميع متطلبات تصدير المعاملة من أظرف بمختلف أنواعها وأحجامها .
9/ تتبع المعاملة في حال تأخر الرد عن طريق الاستعلام بنظام سير المعاملات وذلك عن طريق ادخال رقم المعاملة والبحث إلكترونياً .
مهام الوحدة:
- التعريف بأهداف ورؤية الكلية والاقسام التابعة لها في المناسبات المختلفة.
- تعزيز أواصر العلاقات الاجتماعية الداخلية لموظفات الكلية من خلال مشاركتهم في مناسبتهم المختلفة، وبناء علاقات متينة بين الموظفات وإدارة الكلية عن (الإعلانات والاخبار).
- توثيق الاتصال بين الكلية والجهات الخارجية عن طريق إقامة اللقاءات العلمية والملتقيات والاحتفالات.
- التنظيم والتنسيق لزيارات ضيوف الكلية بما يكفل لهم حسن الاستقبال.
- نشر الوعي بأهمية العمل الإعلامي ودورة في اظهار المواهب والتعريف بالمنجزات.