وحدة الجداول والاختبارات بالكلية
تعريف بالوحدة:
تعتبر وحدة الجداول من أهم الوحدات بوكالة الشؤون التعليمية والأكاديمية بالكلية، حيث يقوم بمهام وواجبات مهمة جداً ترتبط بشكل مباشر بسير العمل الأكاديمي في الكلية وانتظام الدراسة فيها. كما أن العمل في هذه الوحدة مستمر طوال العام الدراسي حيث تقوم هذه بشكل عام على الإشراف وإدخال الجداول الدراسية لجميع أقسام الكلية. ويقوم القسم أيضا بمهام إدخال الجداول الدراسية للطالبات داخل النظام الأكاديمي وإعداد جداول المحاضرين وتوزيع القاعات الدراسية وغيرها مما يتعلق بالجداول الدراسية. إن نجاح عملية تنسيق الجداول تساهم وتشترك في إنجاح العملية الدراسية وبالتالي في انتظام الدراسة جميع الأطراف في الجامعة من أساتذة ومشرفات وإداريين.
الارتباط التنظيمي:
ترتبط مباشرة بوكيل الشؤون التعليمية والأكاديمية.
أعضاء الوحدة:
§ وكيل الكلية للشؤون التعليمية والأكاديمية
§ مشرفة الوحدة
§ رئيسات ومشرفات الأقسام بالكلية
§ منسقات الجداول بأقسام الكلية.
§ موظفات من شؤون الطالبات وشؤون التسجيل والقبول للإدخال في النظام.
مهام اللجنة:
§ إعداد الجداول الدراسية ومراجعتها لكل فصل دراسي لجميع المستويات وفق المعايير المحددة التي يتم وضعها من قبل وكالة الكلية للشؤون التعليمة والأكاديمية بالكلية.
§ وضع جداول الاختبارات النهائية بالكلية.
§ وضع جداول المعامل بالكلية.
§ ربط المادة بمتطلبها حسب الخطة التابعة لها. والكشف عن التعارض في الجدول الدراسي.
§ حجز القاعات الدراسية وقاعات الشبكة التلفزيونية بالكلية.
§ التنسيق مع شؤون الطالبات حول الشعب التي يتم تدريسها للطالبات من أساتذة الأقسام.
§ متابعة حالة الشعب خلال تسجيل الطالبات وإضافة أو حذف أو موازنة شعب.
§ التنسيق مع منسقات الأقسام حول إعداد الجدول الدراسي والشعب التي يتم تدريسها.
§ متابعة التنسيق مع منسقات الأقسام حول إعداد الجدول الدراسي للمواد المشتركة بين الأقسام والشعب التي يتم تدريسها.
§ التنسيق مع الكليات الأخرى والتي تقوم الكلية بتدريس بعض مقرراتها.
§ متابعة تسجيل الشعب الدراسية والجداول الدراسية للأقسام بأسماء الأساتذة من خلال نظام التسجيل e-Register بالتنسيق مع شؤون الطالبات.
§ التأكد من مطابقة الجداول للخطط الدراسية والمتطلبات السابقة وأنظمة الجداول المعمول بها.
§ المراجعة النهائية للجداول وكذلك المجموعات بعد إدخالها في النظام
§ تنسيق الاجتماعات الخاصة بالجداول الدراسية مع وكيل الكلية للشؤون التعليمية والأكاديمية ومنسقات الجداول بأقسام الكلية.
§ تنسيق الاجتماعات الخاصة بالجداول الدراسية مع منسقات الجداول بأقسام الكلية للجداول الدراسية والاختبارات والشبكة التلفزيونية. بعد استلام الجداول الدراسية من لأقسام وذلك بعد تسكين المقررات بالقاعات المخصصة لهم وتحديد مواعيدها من قبل الأقسام المتخصصة
§ تزويد العميد ووكيل الكلية للشؤون التعليمية والأكاديمية ورؤساء الأقسام بنسخ من الجداول ويتضمن ذلك أعداد الطلاب المسموح تسجليهم في كل مقرر، وموعد المقرر، ورقم المبني، ورقم القاعة الدراسية، وعدد الساعات المعتمدة، سعة القاعة
§ حل المشاكل التي قد تظهر أثناء الدراسة، والاحتفاظ بالتغيرات التي قد تتم في الجداول.
§ التنسيق مع رئيسات الأقسام ووكيلات الكليات لعمل التعديلات والمقترحات على الجداول
§ متابعة تجهيز القاعات الدراسية من حيث عدد الكراسي والتكييف والإنارة.... الخ وحصر التحديثات الخاصة بالقاعات الدراسية والمعامل وتجهيزاتها بكافة الأقسام بصفة دورية وكتابة تقارير بذلك.
§ التنسيق مع مشرفات القاعات والمعامل بكافة الأقسام لتوفير القاعات والمعامل التي لديها نقص في القاعات والمعامل أو للامتحانات الفصلية الموحدة وفقاً لآخر نسخة محدثة لجداول القاعات والمعامل.
§ المشاركة بأعمال لجنة الإشراف على سير الامتحانات النهائية بالكلية.
§ متابعة تحميل جداول الامتحانات النهائية بأرقام القاعات على روابط الكليات بموقع الجامعة من خلال مشرفات المواقع بكل قسم.
§ تزويد الجهات داخل الجامعة بالمعلومات التي تطلبها عن القاعات الدراسية والمعامل المتوفرة في الكلية.
§ كتابة تقارير عن إنجازات الوحدة والصعوبات التي واجهت أداء العمل وتقديم المقترحات لتحسين وتطوير أسلوب إنجاز العمل